[뉴스토마토 박용준 기자] 서울시는 지자체 최초로 아파트단지를 대상으로 ‘전자결재 문서행정서비스’를 시범 추진한다고 8일 밝혔다. 이번 시범 서비스는 기존의 아파트 관리사무소에서 행해지고 있는 수기문서 방식에서 탈피해 모든 문서에 대해 생산부터 보관까지 문서의 모든 단계를 전자문서화한다.

 

대부분의 아파트 단지에서는 관리에 필요한 문서를 수기로 결재한 후 종이문서의 형태로 창고에 보관하고 있는데 관리사무소 직원의 잦은 이직으로 인해 서류 등 자료의 인수인계가 원활하지 않은 편이어서 전임자의 업무를 숙지하기 위해서는 많은 시행착오를 겪고 있는 실정이다.

 

또 종이문서 방식으로 보관하기 때문에 필요한 문서를 찾을 때 많은 시간이 소요되거나 문서를 분실하는 경우도 발생하고, 주민 사이에 갈등과 분쟁의 원인이 되기도 한다. 이미 종이문서로 인한 불편함에 대한 공감대는 형성됐지만, 아파트에서 독자적으로 전자문서 관리시스템을 구축하는데 많은 비용과 노력이 들어가고 문서 공개에 따른 부담감 탓에 선뜻 나서지 못했다.

 

시는 클라우드 기반으로 제공하는 전자결재 문서행정서비스를 이용할 예정이다. 인터넷을 활용한 클라우드 기반 서비스를 이용하면 시스템을 관리하는데 들어가는 비용과 서버의 구매 및 설치비용, 업데이트 비용, 소프트웨어 구매 비용 등을 줄일 수 있다.

 

아파트단지에서 부담스러워 하는 문서공개 부분은 향후 시범운영 성과분석을 토대로 투명한 관리기반 조성방안 연구용역을 거쳐 정보공개 중장기 계획에 따라 추진할 계획이다. 시는 이번 시범 운영을 효율적으로 추진하기 위해 관내 아파트 중 2개 단지를 공모·선정할 계획이며, 시범 단지로 선정된 아파트는 문서행정서비스 운영비용을 시에서 전액 지원할 방침이다.

 

정유승 시 주택건축국장은 “아파트 관리기반을 투명하고 편리하게 혁신하는 것뿐만 아니라 주민의 알권리를 충족시켜 아파트 비리 근절과 불신들이 사라지는데 지대한 역할을 할 것”이라고 말했다.

 

 

박용준 기자 yjunsay@etomato.com